オンラインでの総会や理事会を導入したいのです。どのような点に注意し、合意形成を進めるべきですか？

　私は築15年の地方都市マンション（65戸）に住む40代の会社員で、現職の理事です。コロナ禍を経て、居住者から総会をオンラインで実施してほしいという要望が強く出ています。しかし、特に高齢の居住者からは「本人確認や議決権行使が本当に適正に行えるのか？」と不安の声も上がっています。オンライン総会を導入する際の具体的な手順、セキュリティ対策、法的な有効性を担保するための注意点を教えてください。

　オンライン総会へのご要望は適切ですが、高齢の方の「本人確認」や「適正な議決権行使」へのご懸念は重要です。これらを解消し合意形成を進めることが成功の鍵となります。
　まず法的な有効性ですが、国土交通省のガイドラインで、本人確認等を満たせば適法とされています。これを担保するため、総会の特別多数決議で「電磁的方法による議決権行使を認める」旨の規約改正を行うことが必須です。
　 合意形成には住民説明会が不可欠です。その際、いきなり完全オンライン化を目指すのではなく、従来の会場参加とWEB参加を選べる「ハイブリッド型」を提案すると、不安が和らぎ合意を得やすくなります。
　セキュリティと本人確認は、各戸に固有のIDとパスワードを書面で配布する方法が一般的です。システム利用料は管理費から支出しますので、規約改正案と合わせ、導入システムの予算案も総会で承認を得る必要があります。操作性、費用、安全性を比較検討してください。

（回答者：TK）